Accessde Raporlar Tasarlamak

RAPORLAR TASARLAMAK
Ders sonunda yapabilecekleriniz:
-Bir rapor tasarlamak.
-Raporlar aracılığıyla çeşitli alt toplam ve ara toplam gereksinimlerine yanıt verecek gruplama
(grouping) yapmak.
-Raporları ekranda (önizleme) ve yazıcıda görmek.
I. RAPORLAR
Raporlar (Reports) tablolarda yer alan ya da sorgularla elde edilen verilerin belli bir
düzendeki ekrandan ön izlenmesini ya da basılı çıktı olarak alınmasını sağlar. Raporlar,
verilerin sıralı ya da istediğini şekilde düzenli olarak yazıcıdan alınmasını, verilerin üzerinde
gruplama ve hesaplamaların yapılmasını sağlayan bir araçtır. Örneğin bir satıcının aylık
satışları listelendikten sonra onların alt toplamlarını almak, tarihe, koda, türe, tipe vb kriterlere
göre ara toplamlarını almak, yine bu grupları istenildiği gibi sıralamak için raporlar kullanılır.
Bunun dışında raporlar bölümü grafik yaratmak ve etiket çekmek için de kullanılır.
Örnek satış bilgileri:
Kodu grubu Borcu
1 ana 1000
1 ana 2000
2 ana 3000
2 ana 1000
1 ana 4000
1 ana 5000
3 toptan 1000
4 toptan 1000
5 ana 1000
1 ana 2000
1 ana 3000
Koda göre gruplanmış bilgiler:
Kodu grubu Borcu
1 ana 1000
1 ana 2000
1 ana 4000
1 ana 5000
1 ana 2000
1 ana 3000
ara toplam 17000
2 ana 3000
2 ana 1000
ara toplam 4000
3 toptan 1000
ara toplam 1000
4 toptan 1000
ara toplam 1000
5 ana 1000
ara toplam 1000
A. RAPOR TASARIMI
Raporlar (Reports) tablolarda yer alan ya da sorgularla elde edilen verilerin belli bir
düzendeki basılı çıktılarıdır. Microsoft Access, verilerin yazıcıdan çıktısının alınması,
verilerin üzerinde gruplama ve hesaplamaların yapılabilmesini sağlayan geniş bir raporlama
olanağına sahiptir. Örneğin bir satıcının aylık satışları listelendikten sonra onların alt
toplamlarını almak, tarihe, koda, türe, tipe vb kriterlere göre ara toplamlarını almak, yine bu
grupları istenildiği gibi sıralamak için raporlar kullanılır. Bunun dışında raporlar bölümü
grafik yaratmak ve etiket çekmek için de kullanılır.
Raporlama, daha önceki bölümlerde yer alan form yaratma ve kullanımı konularına benzer.
Raporlar normal olarak kullanıcı tarafından manuel olarak tasarlanarak yaratılabileceği gibi,
Rapor Sihirbazı (Report Wizard) tarafından da yine adım adım hazırlanabilir.
B. YENİ BİR RAPOR TASARLAMAK
Yeni bir rapor tasarlamak için veritabanı penceresinden Reports bölümü seçilir. Ardından
New seçeneği ile rapor yaratma seçeneklerine ulaşılır:
Rapor oluşturma seçenekleri
Yöntem Açıklama
Design View (Tasarım Görünümü) Boş bir form ya da seçilen tablo-sorgunun alanlarını
rapor tasarım alanına getirir.
Bu yöntem ile rapor tasarlamak için alanların seçilmesi
ve rapor üzerine yerleştirilmesi gerekir.
Report Wizard (Rapor Sihirbazı) Adım adım istenilen alanların seçilip bir raporun
oluşturmasını sağlar.
Rapor yaratmada en kolay yoldur.
AutoReport: Columnar Sütun tipinde (bir sayfada bir kayıt) rapor yaratır.
Özellikle müşteri kartı, stok kartı, personel kartı gibi verilerin gösterimi için idealdir.
AutoReport: Tabular Yatay olarak bir sayfada çok sayıda kayıtın yer aldığı
raporlardır. Özellikle cari hareket, stok hareket, sipariş ve
satış kayıtları gibi veriler için idealdir.
Chart Wizard (Grafik Sihirbazı) Grafik oluşturur.
Label Wizard (Etiket Sihirbazı) Özel etiket formlarına istenilen bilgilerin
(adreslerin) basılmasını sağlar.
C. RAPOR SİHİRBAZI
Rapor sihirbazı bir tablo ya da sorgu üzerine bir raporun en ayrıntılı biçimde tasarlanmasını
adım adım sağlar.
1. Raporda kullanılacak tablo ya da sorgu seçilir.
2. Ardından raporda yer alacak alanlar seçilir:
Alanların seçimi için; Available Fields listesinden seçilen alanlar birer birer ya da toplu olarak
Selected Fields listesine eklenir.
Seçilen alanların ardından Next düğmesine basarak yeni bir iletişim kutusuna geçilir. Raporda
gruplama yapılıp yapılmayacağı sorulur. Groupings kayıtların belli bir alana göre ara
toplamlarının (toplam, ortalama, vb) alınmasını sağlar. Örneğin satış raporunda bölge ara
toplamlı tüm satışlar. Ya da tarih alanında aylık ara toplamlı, satıcı kodu ara toplamlı ya da
bunların değişik birleşimleriyle iç içe seçilmiş gruplama alanlarıyla düzeylendirilmiş bir rapor
yaratılır.
3. Gruplanacak alan seçilir ve işlem (sum ya da avg gibi): Varsayım olarak Access ana
anahtar olan alana göre raporu gruplar.
Bu arada istenirse Grouping Options düğmesine basılarak ; gruplama yapılacak alanla ilgili
olarak aralık belirlenir. Gruplama yapılacak alan text ise ilk karakterlerine göre gruplama
yapılabilir. Sayısal ise 1, 10, 100?lü gruplar düzenlenebilir. Alan tarih bilgisi ise hafta, ay, yıl
gibi aralıklar düzenlenebilir.
Son adımda raporun yerleşimi ve formatı seçilir.
D. RAPORUN GÖRÜNÜMLERİ
Yaratılan bir raporun üç görünümü vardır:
-Tasarım Görünümü (Design View)
-Yerleşim Önizleme (Sample Preview)
-Baskı Önizleme (Print Preview)
Rapor tasarımında raporun bölümleri ve alanları görülür ve değiştirilir.
Örneğin Print Preview görünümünde ise rapor tasarımının yazı tipleri ve yerleşimi denetim
edilir. Baskı ön izleme ise; raporun yazıcıdan bastırılacağı biçimde bir ön görünümünü sağlar.
E. RAPORUN YAZDIRILMASI
Raporu yazdırmak için File (Dosya) menüsünden Print (Yazdır) komutu kullanılır. Raporu
yazıcıya yollamadan önce kağıda yerleşimi ve yazdırma alanının sınırları ayarlanacaksa o
zaman Setup düğmesiyle margins ve columns bilgileri ayarlanır. Margins (Kenar Boşlukları)
bölümünde raporun kağıda yerleşiminde kullanılacak sınırlar düzenlenir. Top (Üstten),
Bottom (Alttan), Right (Sağdan) ve Left (Soldan) alanlarına istenilen genişlikler yazılarak
sınırlar ayarlanır.
F. RAPOR BÖLÜMLERİ
Rapor ve formların kullanılmasında bölümlerin kavranması yararlı olur. Bir rapor beş ana
bölümden (section) oluşur. Her bölümün amacı ve içeriği ayrıdır. Kullanıcı bu bölümleri
istediği bileşimde kullanabilir.
Rapor bölümleri (sections) başlıklar, altbaşlıklar ve grup başlıklarından oluşur. Rapor
bölümlerinin amacı raporun belli bir düzende oluşmasını sağlamaktır.
Rapor Header: Raporun başında bir kez görünür. Rapor başlığı konu ya da logo (amblem) vb.
bilgiler için kullanılabilir.
Sayfa Header: Raporun her sayfasında görülür. Raporda yer alan kolonların başlıkları bu
bölümde yer alır.
Grup Header: Rapor tasarımındaki gruplamaya uygun olarak her yeni grubun başında
görünür.
Detail (ayrıntı): Raporun ana kısmını belirtir. Veritabanındaki herbir kayıt bu bölümde yer
alır.
Sayfa Footer: Her sayfanın altında görülür. Sayfa numarası vb. bilgiler için kullanılır.
Rapor Footer: Raporun sonunda yer alır. Rapor toplamları vb. bilgiler için kullanılır.
G. GRUPLAMA
Gruplama işleminde listelenecek kayıtların belli bir alan için gruplanması sağlanır. Örneğin;
satış kayıtlarının Tarih bilgisine göre gruplanması; kayıtların her tarih için ayrı bir grup olarak
listelenmesi anlamına gelir. Ancak genellikle tarh bilgisi gün, ay, yıl gibi gruplanır.
Alanın grup özellikleri (group properties) ile belirtilen başlık ve altbaşlık bilgileri ya da
ifadelerinin bu grupların yaratılmasını sağlar. Raporda belli alanlar için gruplama yapmak
için; Sıralama ve Gruplama iletişim kutusunun altındaki özellikler kullanılır.
Gruplama sırasında diğer bir işlem Summary Options’dır. Bu düzenleme gruplama sırasında
yapılacak toplama ya da ortalama gibi işlemi belirtir. Örneğin koda ya da tarihe göre
yapılacak olan gruplamada tutarların toplanması gib.
H. ETİKET SİHİRBAZI
Yılbaşı, bayramlar, özellikle sekreterler ve biraz da bilgisayar kullanıcıları için etiket ve zarf
basma gibi bir telaşa neden olur. Access?te yer alan etiket sihirbazı bir tablodan ya da
sorgudan gelen kayıtların istenilen tipteki formlara basılmasını sağlar.
Etiket kullanımında istenilen bilgilerini seçilmesinin ardından en önemli işlem kullanılacak
etiket formunun tasarımının yapılmasıdır. Etiket formları sürekli (continuous) ya da form
şeklindedir. Sürekli formlar genellikle traktör birimi olan nokta matrisli yazıcılar için
kullanılır. Türkiye?de 35 X 97 mm ve 35 X 77 mm?lik etiket formları yaygın olarak kullanılır.
Bunun dışında form üzerinde etiketler de kullanılmaktadır. Bu etiket formları da genellikle
laser yazıcılarda kullanılır. Buradan kullanıcının etiket seçimini sahip olduğu yazıcısına göre
yapılması gerekir.
Etiket tasarımı:
1. Veritabanı penceresinden Reports bölümü seçilir. New düğmesine basılarak yeni rapor
seçeneklerinden etiket sihirbazı (label wizard) seçilir.
2. Ardından etiket formunun tipi seçilir.
Product Number (Ürün numarası): Etiket formunun tipi.
Dimensions: Bir etiketin boyutu.
Number across: Etiket formunun kaç kolon olduğu.
Label Type: Sürekli : Sürekli form şeklinde ve özellikle nakta vuruşlu (traktörlü)
yazıcılar için.
Sayfa besleme: Form şeklinde özellikle laser yazıcı için.
Bu aşamada kullanılacak etiket formunun özellikleri seçilir.
Mevcut etiket formlarından herhangi birisinin kullanılacak forma uymaması durumda
Customize düğmesine basılar. Eğer etiket tanımlarından birisi kullanılacak etikete uyuyorsa
(ya da yakınsa) o seçilerek işleme devam edilir.
3. Etiketin yazı tipi vb biçimlemesi düzenlendikten sonra, birim etiket üzerine yazılacak olan
sabit yazılar ve tablo ya da sorgudan gelecek alanların yerleştirilmesi yapılır.
4. Son olarak da çekilecek olan etiket listesindeki sıralama düzenlenir. Ardından etiketin
raporu ön izleme olarak ekrana gelir. İstenildiği zaman da yazdırılabilir.
II. UYGULAMA
Bu hafta, eğer daha önde tablolar ve sorgular yapabildiysek onların alt toplamlarını almak ve
değişik düzenlemelerle de (gruplama dediğimiz şey) ara toplamlarını almamız gerekir.
Olası raporlar:
-Siparişlerin tarih, müşteri kodu ve ürün kodu sıralı listesi.
-Müşteri koduna göre gruplamalı sipariş bilgileri raporu. Adet tutar ara toplamlı.
-Haftalık tarih gruplamalı sipariş bilgileri raporu. Adet tutar ara toplamlı.
-Ürün koduna göre gruplamalı sipariş bilgileri. Adet tutar ara toplamlı.
III. GÖZDEN GEÇİRME
1. Access raporlarının özelliği nedir? Bir gruplama senaryosunu açıklayın.
2. Bir rapor tasarımında kaç bölüm vardır? Bu özellikler form tasarımına benzemektedir?
Rapor’daki bölümlerin işlevlerini açıklayın?
3. Access ile etiket çekilebilir mi. Yanıtınız Evet ise, nasıl?
4. Müşteri hareketlerini tarih içinde; gün, hafta, ay gibi kırılmalar yaparak gruplamak
mümkün müdür?