Accessde Tablo tasarlamak

Ders sonunda yapabilecekleriniz:
-Microsoft Access?de tablolar tasarlamak.
-Tablo alanlarının özelliklerini düzenlemek.
-Veritabanı içindeki tablolar arasında ilişkiler kurmak.
I. TABLO YARATMAK
Bildiğiniz gibi Microsoft Access © programı bir veritabanı yönetimi programı. Veritabanı
üzerinde verilerimizi düzenleyeceğiz. Güzel!. Peki veriler nerede duracak ve nasıl organize
edilecek. İşte sorunun yanıtı tablolardır. Tablolar işleyeceğimiz konuyla ilgili veri kümeleridir.
Örneğin sipariş tablosu sipariş bilgilerini içirirken, yine aynı veritabanında yer alan fatura
tablosu fatura bilgilerini içerir.
Bir Access veritabanı çok sayıda tablodan oluşur. Verilerimizi tablolar halince organize
edeceğimiz için tabloları çok iyi bilmemiz gerekir. Diğer bir deyişle Access ile veritabanı
yaratmanın ana işlemi tabloları tasarlamak, verileri girmek ya da transfer etmek ve ilişkisel
bütünlüğü sağlamak için ilişkileri kurmaktır.
Örneğin; bir müşteri veritabanı oluşturmak için; müşteri sabit bilgileri, adresler, müşteri (cari)
hareket bilgileri, stok bilgileri, personel bilgileri gibi tabloları aynı veritabanı içinde
yaratmamız gerekir. Tabloların içerdiği veriler belli alanlardan oluşur. Örneğin müşteri sabit
bilgileri tablosu, müşterinin kodu, adı, adresi gibi bilgileri içerir.
BAKINIZ: ŞEKİL: BİR ACCESS TABLOSU (AŞAĞIDA)
Kayıt (record) kavramı: Hepimizi yakında tanıdığı bir kavramdır bu kayıt sözcüğü. “Öğrenci
kaydınız girildi”, “kaydınızı bulamadık” derler. Nedir bu kayıt?. Kayıt bir kişiye ya da ürüne
özel bilgidir. Örneğin öğrenci kaydı öğrencinin numarası, adı, adresi gibi bilgileri içerir. Kayıt
sözcüğü bizim tablolarımızı düzenlemek için kullanacağımız ana öğedir. Diğer bir deyişle bir
konunun tablosunu tasarlarken, o tablonun elemanlarının kayıtlarını tasarlayacağız.
A. YENİ BİR TABLO YARATMAK
Yeni bir tablo yaratmak için Veritabanı Penceresinde, Tables (Tablolar) bölümü seçilir:
Tablo seçenekleri:
Tablo yarata seçeneği İşlevi
Create table in Design view (Tasarım Görünümünde Tablo Oluştur) Tablo tasarımı
görünümü geçilir.
Create table by using Wizards (Sihirbazı Kullanarak Tablo Oluştur) Sihirbaz aracılığıyla
çok sayıda tablo
konularından ve alanlarından
seçilerek bir tablo yaratılır.
Create table by entering data (Veriler Girerek Tablo Oluştur) Veri girerek tablo yaratmak
için alanların görüntülendiği
bir görünüme geçilir.
Bunun dışında bir tablo yaratmak için veritabanı penceresinden Tables bölümü seçilir. New
düğmesine basılarak veritabanında bir tablonun yaratılması işlemine başlanır. Yeni düğmesinin
ardından ekrana gelen iletişim kutusu ile tablo yaratma yöntemi belirlenir:
Yeni tablo yaratmada beş yöntem kullanılır:
Yöntem İşlevi
Datasheet View (Verisayfası Görünümü) Tablo şeklinde veri girişi sağlar.
Design View (Tasarım Görünümü) Tablo tasarımı ekranı.
Table Wizard (Tablo Sihirbazı) Tablo Sihirbazı ile hazır tablolardan
yararlanma.
Import Table (Tablo Al) Diğer bir veritabanından tablo alma.
Link Table (Tablo Bağla) Diğer bir veritabanındaki tabloya bağlanma.
1. DATASHEET GÖRÜNÜMÜ İLE TABLO YARATMAK
Veritablosu görünümü yöntemi kullanımında; alanların adı ve özelliği tasarlanmadan ve temsili
alan adları (Alan1, Alan2, ?.) kullanılarak tablo görünümünde doğrudan verilerin girilmesi
sağlanır.
2. DESIGN GÖÜNÜMÜ İLE TABLO YARATMAK
Bir tablonun ayrıntılı biçimde tasarlanacağı yöntemdir. Design (Tasarım) görünümünde tabloyu
oluşturan kayıtların alanlarının düzenleneceği bir pencere ekrana gelir. Alanlarının
özellikleriyle düzenli bir tablo oluşturmak istiyorsak bu bölümü kullanmalıyız.
Tablonun tasarımı tablo içinde yer alacak birim kaydın tasarlanmasıyla oluşur. Kaydın tasarımı
ise; kayıt içinde yer alacak alanların adlarının ve özelliklerinin (tiplerinin ve boyutlarının)
tasarlanmasıdır.
NOT: Bu dokümanlar Faruk Çubukçu tarafından hazırlanmıştır. Burada adı geçen ticari
ünvanlar ve markalar bilgi amaçlı kullanılmışlardır ve kendi imtiyazlarına sahiptirler. Bu
dokümanlar ticari amaçlı olarak kullanılmaz. Daha fazla bilgi için www.farukcubukcu.com
adresine bakınız.
Alanların Adları:
Alan adları Alan Adı kolonuna girilir. Alan bilgisinin ilk özelliği alanın adıdır. Alan adları
maksimum 64 karakter olmak üzere harfler ve rakamlardan oluşur. Alan adlarında boşluk da
kullanılabilir. Bir kayıtta en çok 256 alan bulunabilir. Örneğin müşteri adı.
Alan Türleri:
Alanlar, müşteri adı gibi bir bilgiyi içeren yerlerdir. Her alanda değişik özelliklerde veriler
saklanacağından alanların belli türlerde olması gerekir. Sayısal ya da alfabetik (text) gibi.
Alan türlerinin (tiplerinin) özellikleri ve bilgisayarda kapladıkları yer:
Veri Türü Veri Kapladığı yer
Text (Metin) Metin Alfabetik ve sayısal karakterleri saklar. Sayısal
işlem yapılmaz. 1-255 bayt
Memo (Not) Not Alfabetik ve sayısal karakterleri saklar. Sayısal işlem
yapılmaz. Genellikle uzun açıklama ve metinler.
1-64,000 bayt.
Number (Sayı) Sayısal bilgiler
1,2,4 ya da 8 bayt. (Seçime göre)
Date/time (Tarih/Saat) Tarih ve zaman
8 bayt
Currency (Para Birimi) Parasal değerler.
15 sayı basamağı ile 4 onlu basamak ise hesaplamadaki yuvarlamayı önlemek
için kullanılır. 8 bayt
Autonumber (Otomatik Sayı) Otomatik olarak artırılan sayısal değerler. Genellikle sıra
numarası vb gibi alanlar için. 4 bayt
Yes/No (Evet/Hayır) Boolean (ikili) değerler.
1 bit.
OLE Objects (OLE Nesnesi) windows ortamında bir nesne ya da diğer ikili veriler.
1 Gigabayt?a kadar.
Hyperlink (Köprü) Bir Internet adresine bağlanmayı sağlayan veri tipi.
Yukarıdaki veri türlerine göre kullanıcı alanda saklayacağı değişkene uygun veri tipini verir.
Örneğin Autonumber alanlar genellikle bir numara ya da kodun sürekli artarak otomatik olarak
doldurulduğu alanlar için kullanılır. Örneğin kayıt numarası ve sıra numarası gibi. OLE
Objects ise genellikle resim vb. bilgileri saklamak için kullanılır.
Kullanıcı için diğer bir ayrım da; üzerinde aritmetik işlem yapılacak ya da yapılmayacak
verilerdir: Örneğin bir tutar, adet, fiyat, borç, alacak vb. bilgiler üzerinde aritmetik işlem
yapılacağı için bu bilgiler Number olarak seçilmeli ve uygun biçimde düzenlenerek
kullanılmalıdır. Bunun dışında adı, telefon numarası, fax numarası gibi bilgiler Text olarak
düzenlenmelidir.
3. TABLOLARIN DİĞER KAYNAKLARDAN ELDE EDİLMESİ
Microsoft Access içinde kullanabileceğiniz veriler diğer uygulamalardan da transfer edilebilir.
Yani tabloları yaratıp içine veri girmek yerine, örneğin Microsoft Excel’de ya da LOGO
programı içindeki verileri Access tablolara aktarmak mümkündür.
Diğer kaynaklardan alınacak veriler için Access içinde iki aracınız vardır. Import ve Link.
Import işlemi tablonun diğer kaynaktan transfer edilmesini sağlarken, link işlemi veriye yapılan
bir bağlantı işlemidir.
NOT: Tablolara veri transfer etmeyi kursumuzun 7. haftasında geniş olarak ele alacağız.
B. TABLO TASARLAMAK
Tablo tasarımı bir tablo yaratma işleminin en ayrıntılı bölümüdür. Yeni bir tablo tasarlamak
için Tables (Tablolar) bölümünden New (Yeni) düğmesine tıklanır. Ardından yeni tablo
yaratmak seçeneklerinden Create table in Design view seçilir:
Bunun dışında yine aynı işlem için Tables bölümünden New düğmesine basılır ve Design
düğmesine tıklanır. Buradan da Design View seçilir.
Design görünümde tablonun alanlarını (fields) tasarlamak için karşınıza bir ekran gelir. Bir
tablo tasarımı için yapılacak ilk iş alanların adını ve türlerinin düzenlenmesidir. Alan adları
(Fields name) tablo içindeki veriler temsil edecek kolonların adlarıdır. Örneğin bir müşteri
tablosundaki kodu, adı, adresi vb. Gibi.
1. PRİMARY KEY DÜZENLEMEK
Bir tablo tasarımında; birim kaydın tasarlandığını daha önce de belirtmiştik. Kayıt alanlarının
belirlenmesinde verileri temsil eden alanlardan bir ya da daha fazlası Primary Key (ana
anahtar) olarak düzenlenir. Anahtar (key) alan kayıtlara daha kolay ulaşmayı ve onları tek
olarak temsil etmeyi sağlayan bir bilgidir. Örneğin öğrenci kaydı içindeki öğrenci numarası
öğrenci kaydının ana anahtarı olabilir.
Örneğin Müşteri kaydında ise Müşteri kodu bir ana anahtar alan olabilir.
İPUCU: Bir alanı ana anahtar yapmak için Anahtar resmine sahip düğme kullanılır. Önce
anahtar olacak bir ya da daha çok alan seçildikten sonra anahtar düğmesine basılır.
Ana anahtar kullanımının yararları
-Tablolar arasında kolayca ilişki kurabilmektir.
-Bilgilere hızlı erişimi sağlamak.
-Çift girişleri (veri tekrarını) önlemek.
-Boşluk girilmesini engellemek.
İPUCU: Tablo tasarımında ana anahtar düzenlemesi ilk başta tasarlanmalı ve düzenlenmelidir.
Çok sayıda veri girişinin ardından ana anahtar düzenlemesi başarılı olmayabilir. Çünkü alana
girilen boşluk ve çift değerler ana anahtar düzenlemesini engellerler.
2. ALAN ÖZELLİKLERİNİN DÜZENLENMESİ
Bir tablo tasarımında diğer önemli bir konuda alanların özelliklerinin düzenlenmesidir.
Özellikler (Properties) tasarım sırasında ya da tasarımdan sonra düzenlenebilir. Alan özellikleri
tablo tasarımında ekranın altında yer alır:
Özellikler, tablonun daha etkin olarak kullanımı sağlanır. Veri girişinde yapılan hatalar önlenir,
varsayılan değerler düzenlenerek otomatik olarak tabloya eklenmesi sağlanır, verilerin biçimi
(formatı) düzenlenir, indeksler düzenlenerek arama ve sıralama işlemleri yapılır.
Tablo: Alan özellikleri
Özellik İşlevi
Field Size (Alan Boyutu) Text ve sayısal alanın uzunluğunu sınırlar.
Format (Biçim) Tarih ve sayısal bilginin belli bir biçimde
görüntülenmesini sağlar.
Decimal Places (Ondalık Basamaklar) Format özelliği ile biçimlenen sayısal bilginin onlu
noktadan sonraki basamak sayısını (kuruş) düzenler.
Input Mask (Giriş Maskesi) Belli bir biçimi görüntüleyerek verinin belli bir biçimde
girilmesini sağlar.
Caption (Resim) Yazısı Alana başlık verir.
Default Value (Varsayılan Değer) Belli bir sabit değeri yeni eklenen kayda otomatik olarak
ekler. Hazır değer.
Validation Rule (Geçerlik Kuralı) Belli bir kritere uyan değerin girilmesini sağlar.
Validation Text (Geçerlik Metni) ValidationRule (Sağlama kuralı) bozulduğunda verilecek
mesajın metni.
Required (Gerekli) Alana veri girilmesi gerektiğini belirtir.
Allow Zero Length (Sıfır Uzunluk İzni) Sıfır uzunluklu bir text bilginin Text ya da Memo tipli
bir alan olarak saklanmasını sağlar.
Indexed (Sıralı) Alanı indeksleyerek daha hızlı aranmasını sağlar.
3. INPUT MASK ÖZELLİĞİ
Input Mask (Giriş Maskesi), metin bilgiler için kullanıcının veriyi belli bir biçimde girmesini
sağlar. Örneğin telefon numaraları ya da muhasebe hesap planı gibi belli sayıda ve konumda
veri girişini sağlar.
Giriş Maskesi; tablo tasarımında seçilen alanın Input Mask özelliğinin düzenlenmesiyle
sağlanır: Eğer telefon, faks numarası, stok kodları vb. gibi yaygın kullanılan bir giriş formatına
gereksinim varsa o zaman düğmesine basılarak Input Mask Wizard kullanılır.
İPUCU: Bazen Input Mask Wizard’ının çalışmadığı görülür. Bu Access’in yükleme sırasında
eksik yüklendiğinden olur. Bu nedenle program CD’inden Access’in eksik bölümleri tekrar
yüklenmelidir.
2. DEFAULT ÖZELLİĞİ
Default (varsayılan değer) özelliği bir alanda sürekli kullanılan bir değeri belirtir. Daha sonra
giriş, görünümde ve formlarda bu alanın değeri otomatik olarak yer alır. Varsayılan değer
alanda hazır olarak bulunur. Ancak kullanıcı bunu değiştirebilir. Amaç alanın içinde genellikle
bulunacak bu değeri alanın içinde hazır olarak tutmak ve veri girişinde zaman kazanmaktır.
Örneğin; ülkesi alanında ?TC? ya da ili alanına ?İstanbul? yazmak gibi. .
4. VALIDATION RULE ve TEXT ÖZELLİĞİ
En önemli özelliklerden birisidir. Alanlara girilen değerleri özelliklerine (tipine) göre kontrol
eder. Örneğin, sayısal özelliğine sahip bir alana metin (alfabetik) bilgi girilemez. Validation
Rule (Geçerlilik Kuralı) alana girilecek verinin belli bir kurala uymasını zorunlu kılar.
Validation Text ise girilen verinin kuralı sağlamaması durumunda verilecek mesajı içerir.
Örneğin alana 0?dan büyük bir değer girilmesini zorunlu kılan bir kural konabilir. Eğer kurala
uyulmazsa mesaj verilir.
Örnekler:
Karakter İşlevi
>0 Sıfırdan büyük girilmesini sağlar.
<> Sıfırdan farklı bir değer girilmesini sağlar.
0 Or >100 0 ile 100 arasında bir değer girilmesini sağlar.
?BUYUK? OR ?KUCUK? BUYUK ya da KUCUK değerlerinden birisi girilecek.
BETWEEN 1 AND 10 1 ile 10 arasında bir değer (dahil) girilmesini sağlar.
5. INDEXED ÖZELLİĞİ
Ana anahtar dışında kayıtlara, özellikle hızlı erişmek için kullanılır. Özellikle sorgularda
aranacak alanlar için düşünülebilir.