Accessde Bir Veri tabanı Tasarlamak

Bu ders sonunda yapabilecekleriniz:
-Bir veritabanı tasarlamak için gereken çalışmayı yapmak.
-Veritabanı dosyasını yaratmak.
-Veritabanı penceresini anlamak.
-Veritabanı nesneleri üzerinde bazı işlemleri yapmak.
I. BİR VERİTABANI TASARLAMAK
Microsoft Excel ©, ya da Word?e başlamak ve hemen kullanabilmek belki olasıdır, ama
Microsoft Access © için bunu söylemek biraz zordur. Access?i tam olarak kavramak ve
kullanabilmek için, Access?i öğrenmenin yanı sıra, ilişkisel veritabanı temellerini (bir
anlamda verilerimizi nasıl organize edeceğimizi) de bilmemiz gerekir.
Access ile çalışmaya başlarken, kafamızda bir veritabanı (database) düşüncesi olması gerekir.
Bu genellikle basit hesaplamaların ötesinde bir kayıt tutmak şeklinde olabilir. Örneğin
müşterilerin alacaklarını takip etmek, siparişleri takip etmek, üretimi takip etmek gibi.
Veritabanı yaratma işlemi Access?e ilk girişte ya da daha sonra yapılır. Microsoft Access
başlatıldığında; yeni bir veritabanı yaratmak, mevcut bir veritabanını açmak ya da yeni bir
veritabanı yaratmak için seçeneklerin sorulduğu bir iletişim kutusu ekrana gelir:
A. ACCESS?İ BAŞLATMAK
Access?i başlatmak için bilinen yöntemler izlenir.
Access 2000?i başlatmak için Start (Başlat) menüsünden Programs bölümünden Microsoft
Access seçilir.
Giriş seçenekleri:
Blank Access database (Boş veritabanı):Yeni (boş) bir veritabanı
Access database wizards, pages and projects (Veritabanı sihirbazı): Veritabanı yaratmak için
hazır veritabanı
şablonlarından yararlamayı sağlayan program.
Open an existing file (Varolan veritabanını aç): Varolan (daha önce yaratılmış) bir
veritabanını açmak
Yeni bir veritabanı projesine başlamak için seçeneğimiz: “Blank Access database (Boş
veritabanı):Yeni (boş) bir veritabanı” olmalıdır.
Boş veritabanı seçeneğinin seçilmesinin ardından yeni bir veritabanının yaratılmasına
başlanır. Yeni bir veritabanın yaratılmasına devam edilirken; ikinci adımda ekrana veritabanı
dosyasının nerede (hangi sürücü ve klasör) yaratılacağını soran bir iletişim kutusu ekrana
gelir:
Bu iletişim kutusunda File name (Dosya adı) kutusuna yeni veritabanının adı girilir.
Veritabanının adı 255 karakter uzunluğunda genellikle konu ile ilgili olarak yazılır. Ardından
Create (Oluştur) düğmesine basılarak veritabanı yaratılmış olur.
Örneğin: ogrenci
satis
musteri
orneksirket
yilmazlar
gibi.
Microsoft Access veritabanı dosyalarının uzantısı . MDB dir.
Bu durumda bizim veritabanı dosyaları:
ogrenci.mdb, satis.mdb, musteri.mdb, orneksirket.mdb, yilmazlar.mdb uzantılı dosya olarak
yaratılır:
B. VERİTABANI PENCERESİ
Bir veritabanı yaratıldıktan sonra, artık onu veritabanı penceresiyle yönetiriz. Veritabanı
penceresi (Database Window), ilgili veritabanının nesnelerini içerir ve nesnelerin
düzenlenmesini sağlar. Veritabanı ile ilgili tüm işlemler bu pencereden yapılır.
Bir Veritabanının Nesneleri:
Bir veritabanı içinde yer alan nesneler şunlardır:
Tables (Tablolar): Veritabanı içinde belli alanlardaki bilgileri saklar. Örneğin; müşteri
bilgileri tablosu, stok bilgileri tablosu gibi.
Queries (Sorgular): Veritabanındaki veriler üzerinde seçim işlemini sağlar. Belli bir
gereksinimi karşılamak için istenen veriyi elde etmeyi sağlar. Örneğin; borcu şu miktardan
fazla olan müşteriler?, EGE bölgesindeki son iki ayın satışlarının ortalaması gibi?
Forms (Formlar): Verileri göstermek, belli hesaplamaları düzenlemek ve raporları
düzenlemek için kullanılır.
Reports (Raporlar): Verileri listelemek, belli hesaplamaları (gruplamaları) düzenlemek ve
yazıcıdan listelemek için kullanılır.
Pages (Web Sayfaları): Internet ve Intranet ortamında çalışmayı sağlayan özel bir tür Web
sayfasıdır. Datalar Microsoft Access veritabanı ya da SQL Server veritabanı olarak
saklanabilirler.
Macros (Makrolar): İşlerin otomatik olarak yapılmasını sağlayan komutların yaratılmasını
sağlar.
Modules (Modüller): Visual Basic ve Access Basic ile yazılan ve belli bir işi yapan kodları
(program parçaları) içerir.
B. VERİTABANI PENCERESİ ANA DÜĞMELERİ
Veritabanı penceresinde nesnelerin yanı sıra üç ana düğme yer alır. Bu düğmeler:
? Open (Aç)
? Design (Tasarla)
? New (Yeni)
Open (Aç) düğmesi ile mevcut bir nesneye ulaşılır. Örneğin daha önce yaratılmış olan bir
tablo ya da bir sorgu açılır. Design (Tasarla) düğmesi ise mevcut bir nesnenin değiştirilmesini
sağlar. New (Yeni) düğmesi ise bir nesnenin yeni olarak yaratılmasını sağlar.
Örneğin yeni bir tablo ya da yeni bir sorgu yaratmak gibi.
İPUCU: Veritabanımız içinde bir tablo yaratmak için Tables bölümünde New düğmesine
tıklamak yeterlidir. Ardından Design View kullanılarak tablonun alanları tasarlanır. Böylece
veritabanının ilk nesnesi tasarlanmış olur.
1. ACCESS 2000 İLE GELEN YENİ NESNE YARATMA ALANLARI
Access 2000 ile birlikte veritabanı nesnelerinin yaratılmasında kullanılacak yeni araçlar
gelmiştir. Bu araçlar o nesne seçildiğinde nesne yaratma elemanları olarak listelenir.
Örneğin tablo yaratmak için kullanacağınız Tables (Tablolar) bölümünde şu seçenekler yer
alır.
-Create table in Design view (Tasarım Görünümünde Tablo Oluştur)
-Create table by using Wizards (Sihirbazı Kullanarak Tablo Oluştur)
-Create table by entering data (Veriler Girerek Tablo Oluştur)
Bu seçenekler değişik şekillerde tablo yaratılmasını sağlar.
-Create table in Design view; tablo tasarım görünümünden yaratılır. Bu görünümde alanlar ve
özellikleri düzenlenir.
-Create table by using Wizards; tablo yaratmak için sihirbaz kullanılır.
-Create table by entering data;tablo yaratmak için datasheet görünümü kullanılır. Alan adları
Field1, Field2 şeklinde verilir.
C. VAROLAN BİR VERİTABANINI AÇMAK
Önceki konuda yeni bir veritabanı dosyasını nasıl yaratacağımızı gördük. Peki yaratıp
kaydettiğimiz bir veritabanını daha sonra nasıl açacağız? Daha önce yaratılmış bir
veritabanını açmak için; ya başlangıçta Open an existing file (Varolan veritabanını aç)
seçeneği ya da Access başlangıç menüsünden File (Dosya) menüsünün ardından Open (Aç)
komutu kullanılır.
İPUCU: Access veritabanı dosyalarının uzantısı .MDB dir.
D. VERİTABANI NESNELERİNİ KOPYALAMAK
Bir veritabanı bir dosyadan oluşur. Musteri.mdb gibi. Ancak bir veritabanı içinde bulunan
herhangi bir nesnenin de kopyalanması söz konusu olabilir. Bu işlem için yine nesnenin
veritabanı penceresi içinden seçilmesinin ardından bildiğimiz Copy ve Paste işlemleri yapılır.
Bir nesne üzerinde Copy (Kopyala) komutu seçildikten sonra Paste (Yapıştır) düğmesine
tıklandığında Microsoft Access kopyalama yolu ile yaratılacak yeni nesnenin adını sorar.
Ayrıca nesnenin içeriği ile ilgili seçenekler seçilir.
Nesneleri kopyalamak için şu adımları izleyin:
1. Veritabanı penceresi üzerinde istenilen nesne seçilir.
2. Araç çubuğu üzerinde Copy (Kopyala) düğmesine tıklanır.
3. Ardından Paste (Yapıştır) düğmesine tıklanır.
4. Yeni nesnenin adı girilir ve diğer seçenekleri düzenlenir.
E. VERİTABANI NESNELERİNİN SİLİNMESİ
Herhangi bir veritabanı nesnesini silmek için; nesneyi seçtikten sonra Delete tuşuna
tıklamanız yeterlidir. Bu işlem için diğer bir alternatif yol ise sağ tuşa tıklayıp ekrana gelen
menüden Delete komutunu seçmektir.
DİKKAT: Bir veritabanı nesnesini silmek geri dönüşü olmayan bir işlemdir! Artık bir daha
istemediğinizden emin olduğunuz nesneleri silin.
F. VERİTABANI NESNELERİNİN ADINI DEĞİŞTİRMEK
Bir veritabanı nesnesinin adını değiştirmek gerektiğinde; yine veritabanı nesnesi seçilir.
Ardından farenin sağ tuşuna tıklanır ve Rename komutuna tıklanır. Ardından nesnenin yeni
adı girilir.
NOT: Access 2000, Bir formu, tabloyu, sorguyu, alanı ya da diğer bir kontrolün adının
değiştirilmesi durumunda ortaya çıkacak sorunları gidermek için ilgili bileşenlerin de
otomatik olarak yeniden adlandırılmasını sağlar.
G. VERİTABANI ÖZELLİKLERİ
Veritabanında yer alan her bir nesnenin özellikleri olduğu gibi veritabanının kendisinin de
özellikleri vardır. Bu özellikler Summary, Statistics, Contents ve Custom sekmesi altında yer
alır.
General sekmesinde veritabanı adı, yeri, büyüklüğü gibi bilgiler yer alır. Bunun dışında
veritabanı dosyasının read-only, hidden ve archive gibi özellikleri düzenlenir.
İPUCU: Bir veritabanı dosyası açıkken bu özellikleri düzenlenemez. Bu nedenle File Open
iletişim kutusunda iken farenin sağ tuşuna tıklanarak elde edilen Properties (Özellikler)
iletişim kutusundan bu özellikler düzenlenir.
Summary sekmesinde veritabanının yazarı (author), konusu (subject) gib konular yer alır.
Statistics ise veritabanına erişilmesi, değiştirilmesi gibi zaman bilgilerini tutar.
Contents sekmesinde ise veritabanı nesneleri yer alır.
Custom sekmesi ise veritabanı hakkında ek bilgiler tutmanızı sağlar.
Veritabanı özelliklerini düzenlemek için şu işlemleri yerine getirin:
1. File (Dosya) menüsünden Database Properties (Veritabanı Özellikleri) komutu seçilir.
2. Ardından istenilen sekme seçilir.
3. Bilgiler görülür ya da düzenlenir.
H. BİR VERİTABANININ ONARILMASI
Şu anda ekranda olmayan (kapalı) bir veritabanının onarılması (repair) gerekebilir. Bu işlem
veritabanının bozulma nedeniyle açılamamasından kaynaklanabilir.
Bir veritabanını onarmak için şu adımları izleyin:
1. Mevcut veritabanını kapatın.
2. Tools (Araçlar) menüsünden Database Utilities (Veritabanı Hizmet Programları) seçeneğini
ve Repair Database (Veritabanını Onar) komutunu seçin.
3. Repair (Onarma) iletişim kutusunda veritabanını seçin.
4. Repair düğmesine tıklayın.
NOT: Access bozuk veritabanlarını her zaman kurtarmayabilir. Bu durumlara karşı
yedekleme yapmak her zaman çözüm garantisidir.
II. UYGULAMALAR
Bu hafta, bir önceki haftanın notlarında yer alan uygulama için veritabanı dosyasını
yaratacağız:
1. Access’i başlatın.
2. Boş veritabanı yaratma seçeneğini (Blank Access database) seçin.
3. Dosya adı olarak ornekdb yazın.
4. Veritabanı penceresine ulaşın.
Ardından şu işlemleri yapın:
1. Veritabanı nesnelerini inceleyin.
2. File menüsünden Database Properties iletişim kutusunu inceleyin.
3. Sizin veritabanınızda hangi nesnelere gereksinim olacağını ve onların nasıl
yaratılabileceğini düşünün.
Diğer işlemler:
Tools menüsünü inceleyin. Tools menünden Database Utilities menüsünü inceleyin.
III. GÖZDEN GEÇİRME
1. Bir veritabanı yaratmak için ne tür bir gereksinim ortaya atılır. İşinizle ya da
yapabileceğiniz bir kayıt tutma işlemiyle ilgili (örneğin öğrenci kayıtları) örnekler verin.
2. Veritabanı dosyasının uzantısı nedir?
3. Bir veritabanı penceresi içinde hangi nesneler vardır. Bu nesnelerin rollerini açıklayın.
4. Bir şirket hem üretimini hem de üretimde çalışan personelinin değişik bilgilerini bir
veritabanında tutmak istemektedir. Sizce bir veritabanında bütün bu bilgiler için çok sayıda
tablo yaratılmalı mı, yoksa bu konular için iki ayrı veritabanı mı tasarlanmalı?
5. Veritabanının özelliklerinin işlevi nedir?