Access’de Form Tasarlamak

Ders sonunda yapabilecekleriniz:
-Bir form tasarlamak.
-Form kullanımını açıklamak.
-Değişik form yaratma ve kullanma tekniklerini görmek.
I. FORM KULLANIMI
Bir Access veritabanında, ana tasarım tablolar ve ilişkiler olara yapılır. Bu tasarım, tablolara
dayanan sorguları, formları ve raporları tasarlamak için çok önemlidir. Genelde tablolar
üzerine yaratılan formlar veri girişi ve görüntülemek için kullanılır. Örneğin malzeme
tablosundaki verilerin daha iyi bir şekilde veri girilebilir bir ekrana kavuşması ve
görüntülenmesi için formlar kullanılabilir.
Formlar verilerin alan olarak alt alta (sütunlu) ya da yatay (sekmeli) bir şekilde görülmesini
sağlarlar. Bu tasarım şekillerine columnar ve tabular denir. Bir cari hesap kartı genellikle
columnar (sütunlu form) olarak tasarlanır.
Formlar sayısal sütunların alt toplamlarını gösterebilir. Bu işlem için formların tasarım
görünümünde formun Form Footer bölümü genişletilir ve form üzerinde listelenen (genellikle
tabular-sekmeli) alanın adı sum ya da istenen bir diğer formülle toplanır:
=sum([tutar])
=topla([tutar])
Yukarıdaki ifade formun Footer (Alt başlık) kısmına araç kutundan eklenen bir TextBox içine
yazılır ve bu şekilde genellikle tabular olarak görüntülenen form üzerinde alt toplam alır.
A. BİR FORM YARATMAK
Bir form yaratmak için veritabanı penceresi kullanılır. Buradan Forms tabına tıklanarak
mevcut formlar görülür ya da yeni bir form yaratılır. Burada New (Yeni) düğmesine
tıklanarak istenilen şekilde form yaratılır:
Yeni bir form yaratmada kullanılan yöntemler şunlardır:
Yöntem Açıklama
Design View(Tasarım Görünümü) Boş form oluşturulur ya da seçilen tablo ya da sorgunun
alanları tasarlanır.
Form Wizard(Form Sihirbazı) Adım adım istenilen alanların seçilip bir form
oluşturulur.
AutoForm: Columnar
Otomatik Form: Sütunlu Sütun tipinde (bir sayfada bir kayıt) form yaratır.
Özellikle müşteri kartı, stok kartı, personel kartı gibi
verilerin gösterimi için idealdir.
AutoForm: Tabular
Otomatik Form: Sekmeli Yatay olarak bir sayfada çok sayıda kayıtın yer aldığı
formlardır. Özellikle cari hareket,
stok hareket, sipariş kayıtları gibi veriler için idealdir.
AutoForm: Datasheet
Otomatik Form: Veri Sayfası Çalışma tablosu biçiminde formlar.
Tabloların veri tablosu görünümünde
bir form yaratmak için kullanılır.
Chart Wizard(Grafik Sihirbazı) Grafik oluşturur.
PivotTable Wizard (Özet Tablo Sihirbazı) Microsoft Excel?i çağırarak bir özet tablo
oluşturur.
NOT: form yaratma tipini seçtikten sonra; formun hangi tablo ya da sorgu üzerinde
yaratılacağı belirlenir. Bu amaçla tablo ya da sorgu seçilir. Pratikte form sihirbazı ile form
hazırlamak daha kolaydır. Form sihirbazını kullanmayarak kullanıcı form üzerindeki alanları
kendisi yerleştirerek de form yaratılabilir.
1. TASARIM GÖRÜNÜMÜ
Bir form yaratıldıktan sonra üç görünüme sahip olur. Formun normal görünümü formun
kullanılabilir olduğu görünümdür. Design (tasarım) görünümü ise formun yaratıldığı;
alanlarının düzenlendiği, yerleştirildiği bir görünümdür.
Varolan bir formun tasarım görünümü onun tasarlanmasını sağlarken, yeni bir formun tasarım
görünümünde açılması ise onun yeni baştan bir tablo temelli (bound) ya da menu formu gibi
kullanmak üzere bilgi temsil etmeden kullanılmak üzere tasarlanması anlamına gelir.
2. FORM SİHİRBAZI
Form sihirbazı en kolay form yaratma tekniğidir. Sihirbaz formu oluşturacak tablo ya da
sorgunun temelinde istenilen tasarımda bir form yaratır.
Form sihirbazında Available Fileds sütununda duran alanlar; sağ tarafa form üzerine Selected
Fields görülmek üzere alınırlar. Alanların hangilerinin ya da tamamının seçilerek sağ taraftaki
kutuya taşınır.
Ardından Next düğmesine basılarak formun alanlarının nasıl gösterileceği (formun tipi)
seçilir.
Form türleri:
Form Türü Açıklama
Columnar (Sütunlu) Kolon tipinde (bir sayfada bir kayıt) form yaratır. Özellikle müşteri
kartı, stok kartı, personel kartı gibi verilerin gösterimi için idealdir.
Tabular (Sekmeli) Yatay olarak bir sayfada çok sayıda kayıtın yer aldığı formlar. Özellikle
cari hareket, stok hareket, sipariş kayıtları gibi veriler için idealdir.
Datasheet (Veri Sayfası) Çalışma tablosu biçiminde formlar. Tabloların veritablosu
görünümünde bir form yaratmak için kullanılır.
Justified (Dayalı) Alanların form üzerine yatay ancak sütünlü biçimde sıralandığı bir form
şeklidir.
Form biçimi seçenekleri formun görünümünü etkiler. Desenler, renkler ve zeminlerin
seçildiği bu seçenekler formların iyi görünümü sağlamak için kullanılır. Ardından formun adı
verilerek veritabanına eklenir. Bu aşamada form istenirse içindeki bilgilerde açılır (varsayım)
ya da tasarım görünümünde açılır.
Ardından Finish düğmesine basılarak seçilen düzende form oluşturulur:
3. OTOMATİK FORM YARATMAK
Veritabanında bir tablo seçilir. Ardından Access veritabanı araç çubuğunda yer alan yeni
nesne düğmesine tıklanır. Buradan AutoForm seçilerek tablo için form yaratılır.
4. FORM ÜZERİNDE HAREKET
Kolonlu (columnar) olarak oluşturulan formlarda bir sonraki, bir önceki, ilk ve son kayda
geçmek için formun alt satırında bulunan kayıt göstergeci kullanılır:
Formun altında yer alan bu düğmeler aracılığıyla bulunulan karttan bir sonraki karta ya da bir
önceki karta hareket edilebilir.
5. YENİ VERİ GİRİŞİ
Mevcut form üzerinden tabloya veri girmek için aracı kullanılır. Bu araca basıldığında
tablonun en son kaydının ardından yeni bir kayıt girmek için tablo alanları boşaltılarak yeni
bir kayıt alanı açılır:
6. YENİ FORM TASARIMI
Yeni bir form tasarımında form üzerinde alanları temsil etmek üzere araç kutusu kullanılır:
Araç kutusu (Toolbox) üzerinde denetimlerinin (denetimlerin) bulunduğu bir araç listesidir.
Kullanıcı istediği aracı buradan alarak form üzerinde yaratabilir (çizilebilir). Denetimler,
kullanıcının veri girişini, seçeneklerini vb. isteklerini kabul eder. Denetimlerin belli özellikleri
(properties) vardır. Bu özellikler denetimin görünümünü, konumunu, boyutlarını, rengini,
davranış biçimini (kullanıcının hareketlerine tepki) vb. yönlerini tanımlar.
1. ARAÇ KUTUSU
Araç kutusu (Toolbox) denetimleri yaratmak için kullanılır: Araç kutusu üzerinde bulunan
araçlar ve işlevleri şunlardır: Araç kutusu üzerinde bulunan araçlar belli bir denetimin form
üzerine eklenmesini sağlarlar.
Denetim Sihirbazı (Control Wizard), belli denetimlerin yaratılmasına yardımcı olur. Denetim
sihirbazı özellikle form üzerine Komut düğmelerinin (command buttons) yerleştirilmesini ve
bunların belli bir işlem için bağlanmasını sağlar. Örneğin boş bir form üzerine konan bir
komut düğmesiyle diğer formları açmak ve böylece bir ana menü oluşturmak gibi.
Araç kutusunda yer alan denetimler (kontrol ) listesi:
Kontrol İşlevi
Metin Kutusu (Textbox) Karakter (text), sayılar ve simgelerden oluşan verilerin
göstermeye yarar.
Etiket (Label) Açıklayıcı bilgiler verir.
Seçenek Kutusu (Option Button) Durumun doğru ya da yanlış (Yes/No) olduğunu belirtir.
Seçeneklerden birisinin seçilebileceği durumlarda kullanılır.
Seçenek Kutusu (Option Button) Durumun doğru ya da yanlış (Yes/No) olduğunu belirtir.
Seçeneklerden birisinin seçilebileceği durumlarda kullanılır.
Aç/Kapa Düğmesi (toggle button) Aç/kapa düğmesi (toggle button) bir durumu gösterir.
Liste Kutusu (List box) Bir değerler listesini göstermek için kullanılır.
Kullanıcı listeden bir değeri seçerek seçimini yapar.
Combo Kutusu (Combo Box) Metin kutusu ve liste kutusunun özelliklerini
birlikte taşıyan bir kontroldür.
Grafik (Graph) Form ya da rapor üzerinde bir grafiğin çizilmesini sağlar.
Komut Düğmesi (Command Button) Bir makroyu (macro) ya da Access Basic kodunu (event
procedure) çalıştırmaya yarar.
Bağımsız Nesne Çerçevesi (Unbound object frame) Bağımsız nesne çerçevesi (unbound object
frame), bir grafiği, bir resmi ya da bir OLE nesnesini (herhangi bir diğer uygulamadan alınan
bir resim vb.) gömülü (embed) olarak ya da bağlı (linked) gösterir.
Bağlı Nesne Çerçevesi (Bound object frame) Bağlı nesne çerçevesi (Bound object
frame) ise Access veritabanı içinde bulunan bir resmi, grafiği ya da bir OLE nesnesini
gösterir.
Çizgi (line) Çizgi (line) aracı; form üzerinde yatay, dikey ya da
çapraz bir çizginin (doğrunun) çizilmesini sağlar.
Dörtgen (Rectangle) Dörtgen (Rectangle) aracı, form üzerinde bir dörtgen
çizmeye yarar.
Seçenek Grubu (Option Group) Kontrol kutuları, seçenek kutuları ve aç/kapa
anahtarlarını içeren çerçeve.
formun tasarım durumunda; form üzerinde hazır ve eklenen yeni denetimlerin yeri
değiştirilebilir. Bu işlemleri için çok sayıda araca sahipsiniz:
B. ANA VE ALT FORMLAR
Stok kartı tablosu ile sipariş arasında bir-çok türünde bir ilişki vardır. Bu tablolar form haline
getirildiğinde de bu ilişki devam eder ve form tasarımında ya da alt formu ana forma
sürükleyerek bırakarak birleşik formlar yaratılabilir.
Ana Form (Main Form): İçinde bir form (alt form) olan formdur. Genellikle bir sabit bilgi
formu; Müşteri formu, Stok formu vb. Formlar ana form olarak kullanılırlar.
Alt Form (Sub Form): Bir formun içinde bulunan form. Alt formlar genellikle bir hareket
formlarını; cari hareket, stok hareketi, sipariş vb. kayıtları içerirler.
NOT: Bir ana form içinde yer alan ana ve alt form arasında bir ilişki mutlaka vardır; Alt
forma ana forma ait olan kayıtları gösterir.
1. ANA VE ALT FORMLARIN TASARIMI
Bir ana ve alt (Sub/Main) form yaratma işlemi; içinde birden çok form olan bir birleşik form
yaratma işlemidir. Birleşik formu yaratmadan önce; formun ne için kullanılacağı düşünülmeli
ve tasarlanmalıdır.
Form sihirbazı kullanmadan bir Ana/alt form yaratmak için önce iki form da yaratılmalı ve
kendi adlarıyla saklanmalıdır. Ana form bir tablo üzerine, alt form ise bir tablo ya da sorgu
üzerine kurulabilir. Alt formu ana forma eklemek için; Alt form ana form üzerine sürüklenir.
III. UYGULAMALAR
Varolan örneğimizde tablolar ve sorgular üzerine formlar oluşturalım:
Bilgiler:
STOK KARTI MUSTERİ KARTI SİPARİŞ ANKET
Kodu Kodu Tarih Kodu
Tanımı Unvanı Sip No Anket Metni
Grup Kodu Grubu Mus Kodu
Satıcı Firma Adresi Stok Kodu
Birimi İlçesi Birimi
Birim Fiyatı İli Adet
KDV Tel Taşıyıcı Firma
Depo Kodu Fax Siparişi Alan
Paket Kodu Vergi Dairesi
Açıklama Vergi No
Resmi Kredisi
Hesap Açılış Tarihi
Resmi
Web sitesi
PERSONEL (SİPARİŞİ ALANLAR) TAŞIYICI FİRMA
Kodu Kodu
Adı Soyadı Ünvanı
Adresi Adresi
İli İli
İşe Giriş Tarihi Güzergah
Yapılabilecek formlar:
-Stok kartı için columnar bir form
-Müşteri kartı için columnar bir form
-Anket için columnar bir form
-Personel için columnar bir form
-Taşıyıcı için columnar bir form
-Sipariş için tabular bir form
IV. GÖZDEN GEÇİRME
1. Tabular (Sekmeli) ve Columnar (Sütunlu) formların amacı nedir?
2. Bir form yaratmak için kaç tane yolunuz var?
3. Formları yararları ve tipik kullanım alanları nelerdir?
4. Alt/Ana form kavramı nedir? Böyle bir yapı için örnek verin?