Accessde Tabloya Veri Girilmesi

TABLOYA VERİ GİRİLMESİ
Tablonun tasarımının ardından tabloya veri girilebilir. Veri girişi için tablonun veri sayfası
(datasheet) görünümü kullanılır. Veri girişi tablodan yapılabileceği gibi; ileriki konularda
görüleceği gibi genellikle formlardan yapılır. Çünkü tablolar veri girişi için çok uygun (görsel
olarak) yerler olmayabilir.
NOT: Tablo alanlarına veri girişi yapılırken alan tiplerine uygun veri girilmelidir. Tarih alanına
tarih, sayısal alana sayısal veri girilmelidir. Bunun dışında indeks ve ana anahtar alanlarına da
uygun veriler girilmelidir. Örneğin ana anahtar olan alana birinci kayıtta olan bir bilgi ikinci
kaydına da girilmemelidir.
II. İLİŞKİLERİ DÜZENLEMEK
Eğer ilişkiler kullanarak tablolarınızı bütünleştiremiyorsanız, Microsoft Access’i aynı Microsoft
Excel gibi kullanıyorsunuz demektir. Diğer bir deyişle Access gibi ilişkisel veritabanı
yazılımından yararlanabilmek için ilişkiler konusunu iyi bilmek gerekir. Bu durumda Access’i
kullanmanın bir esprisi olmayabilir?
İlişki (relationship), temel olarak iki tablo arasında aynı özellikte olan ve tekrar eden iki (aynı)
alan arasında kurulur. İki tablo arasında ilişki oluşturmanın birincil nedeni tablo arasında bir
bağlantı ve kontrolün sağlanmasıdır. Örneğin müşteri ana bilgileri tablosuyla, müşteri hareket
bilgileri tablosu arasında bir ilişki kurularak bu iki tabloya yapılan eklemelerin ve
güncellemelerin kontrollü bir şekilde yapılması sağlanır. Daha açık bir ifadeyle, olmayan bir
müşteriye hareket kaydı girilmesi engellenir.
Microsoft Access?te tablolar arasındaki üç türlü ilişki kurulabilir:
-Bir-Çok İlişki (One-to-many relationship)
-Çok-Çok İlişki (Many-to-many relationship)
-Bir-Bir İlişki (One-to-one relationship)
Bir-Çok ilişkiler, ilişkisel veritabanında çok yaygın biçimde yer alırlar. Bu ilişkide bir tablonun
bir kaydına karşılık diğer tabloda çok sayıda kayıt vardır.
Bu ilişkide birinci tablonun bir kaydına karşılık ikinci tabloda bir kayıt vardır. Aslında bu tür
bir ilişki, tablolar arasında ilişkiden öte bir uzantıdır. Çünkü birebir ilişki demek kayıtların
birbirinin devamı ya da iki tablo alanlarının bir tablo içindeymiş gibi kullanılmasını sağlar.
A. İLİŞKİLERİ DÜZENLEMEK
Veritabanı içinde ilgili tablolar yaratıldığında aralarında herhangi bir ilişki oluşmaz.
Veritabanında yer alan tablolar arasındaki ilişkiler daha sonra yaratılır.
1. Veritabanı penceresinde ilişkiler penceresine ulaşmak için araç çubuğundan Relationships
(İlişkiler) düğmesine basılır ya da Tools menüsünden Relationships komutu seçilir.
2. İlişkiler penceresine alınacak tablolar seçilir.
Daha sonra aralarında ilişki kurulacak tablolarla birlikte ilişki penceresi ekrana gelir. Kullanıcı
yukarıdaki iletişim kutusundan istediği tabloları (ve sorguları) seçer. Daha sonra aralarındaki
ilişkileri düzenler.
3. Ana anahtara tablonun alanı (birincil anahtarı) alt tablonun alanının (yabancı anahtar /
foreign key) üzerine bırakılır.
DİKKAT: İki tablo arasında ilişki kurulacak alanlar aynı tipte olmak zorundadır. Bunun dışında
tablolara eğer veri girilmişse bunlarda tutarlı olmalıdır. Örneğin müşteri kodu alanı üzerinden
iki tablo arasında ilişki kurulacaksa, bu alanlara farklı değerler girilmişse ilişki kurulamaz, hata
oluşur.
DİKKAT: İki tablo arasında ilişki kurmak ve bütünlüğe zorlamak için Enforce Referential
Integrity (Bilgi Tutarlılığına Zorla) seçeneğinin işaretlenmesi gerekir. Bu düzenleme
tablolardaki verilerin kontrolü yapar.
III. UYGULAMALAR
FC ecza deposu bin kadar üyesine ilaç toptan ilaç pazarlamak üzere kurulmuştur. FC ecza ilaç
siparişlerini takip etmek için bir veritabanı geliştirmek istemektedir. Siz bir veritabanı
yöneticisi olarak Microsoft Access ile veritabanını geliştirin.
Sipariş sisteminin yanı sıra bir süre sonra FC ecza deposu müşterileri için bir anket yapmaya
karar vermiştir. Anketler de veritabanına bir metin bilgisi olarak eklenecektir. Bu koşullar
altında; tabloları ve kayıtların birbiriyle bütünlüğün sağlayacak olan olası ilişkileri tanımlayın.
Bilgiler:
STOK KARTI MUSTERİ KARTI SİPARİŞ ANKET
Kodu Kodu Tarih Kodu
Tanımı Unvanı Sip No Anket Metni
Grup Kodu Grubu Mus Kodu
Satıcı Firma Adresi Stok Kodu
Birimi İlçesi Birimi
Birim Fiyatı İli Adet
KDV Tel Taşıyıcı Firma
Depo Kodu Fax Siparişi Alan
Paket Kodu Vergi Dairesi
Açıklama Vergi No
Resmi Kredisi
Hesap Açılış Tarihi
Resmi
Web sitesi
PERSONEL (SİPARİŞİ ALANLAR) TAŞIYICI FİRMA
Kodu Kodu
Adı Soyadı Ünvanı
Adresi Adresi
İli İli
İşe Giriş Tarihi Güzergah
Notlar:
-Birim fiyatlar genellikle ?Adet? olarak düzenlenecektir.
-Fiyat ve adet bilgilerine mutlaka pozitif bir değer girilecektir.
-Sipariş tarihi ?günün? tarihi olarak otomatik olarak düzenlenecektir.
-Grup kodları, iller ve diğer seçenekli girişler bir combo box olarak düzenlenecektir.
-Sipariş ekranındaki; müşteri kodu, stok kodu ve taşıyıcı firma combo olarak düzenlenecektir
(Lookup Wizard) ve bilgilerin diğer tablodan otomatik olarak seçilmesini sağlayacaktır.
1. İlişkileri Kurun
Müşteri-Sipariş
Müşteri-Anket
Stok-sipariş
Personel-sipariş
Taşıyıcı firma-sipariş arasındaki ilişkileri kurun.
2. Örnek veriler girin:
3. İstenen sorgular:
-Müşterilerin ili içinde grubu, grubu içinde alfabetik sırada ünvanlarının yer aldığı liste.
-Adının ilk harfi A-D arasında olan müşteriler?
-Verilen iki tarih arasında (parametrik) siparişlerin adet ve tutarları?
-Verilen iki tarih arasında ve belli bir müşteri konu için siparişlerin adet ve tutarları?
-Verilen iki tarih arasında ve belli bir müşteri ve siparişi alan eleman olarak siparişlerin adet ve
tutarları?
-Verilen iki tarih arasında, belli bir müşteri, belli bir mal ve siparişi alan eleman olarak
siparişlerin adet ve tutarları?
-Malların KDV oranlarını 15 olanların 20?ye çevrilmesi.
-En yüksek sipariş alan elemanı bulmak için elemanların sipariş toplamlarını gösteren bir sıralı
liste (azalan).
-Hiç siparişi olmayan müşterilen alfabetik sırada listesi.
-İli ?İzmir? olan ve telefon numarasının ilk karakteri 4 olan müşterilerin alfabetik sırada listesi.
-İli ?İzmir? ya da ?Manisa? olan müşterilerin il içinde alfabetik sırada listesi.
-Sipariş adedi olarak en çok mal taşıyan taşıyıcı firma?
-Sipariş alan elemanların toplam (tutar) siparişleri.
-Stokta Birim fiyatlara %10 zam.
-Sadece belli gruptan olan stokların birim fiyatlarına %10 zam.
-Stokların depo kodunun ilk iki karakteri ile tanımlarının ilk iki karakterinin birleşiminin listesi.
-Sipariş toplamlarının taşıyıcı firma güzergahlarına göre listesi.
4. İstenen formlar
Formlar verilerin girilmesi, istenen bir bilgini aranması, değişik şekillerde filtrelemeler
yapılması için geliştirilen nesnelerdir.
Yapılacaklar (a)
-Stok kartı için columnar (sütunlu) bir form
-Müşteri kartı için columnar bir form
-Anket için columnar bir form
-Personel için columnar bir form
-Taşıyıcı için columnar bir form
-Sipariş için tabular bir form
Yapılacaklar (b)
-Müşteri formu için olası alanlara combo box ekleyin.
-Müşteri formu için olası alanlara Validation Rule ekleyin.
-Müşteri formu için form zeminini değiştirin.
-Müşteri formunun altına kendi hazırladığınız bir bitmap dosyayı koyun.
-Müşterinin Web sitesi bilgisini tablo tasarımına ekleyin. Daha sonra bunun form üzerinden
girilmesini sağlayın. Web sitesi alanına www.microsoft.com girin. Ardından üzerine tıklayarak
ona ulaşmaya çalışın.
-Sipariş formunun alt başlık kısmına adet toplamı alın.
-Sipariş formunda birim fiyat ve tutarın görünmesini sağlayın.
-Sipariş formunun alt başlık kısmına tutar toplamı alın. Ayrıca altına KDV?li toplamı
hesaplattırın.
-Sipariş formunda taşıyıcı firma ve siparişi alan müşterinin combo?larla seçilmesini sağlayın.
-Sipariş formunu Scroll Bar ve Navigation Button kontrollerini kaldırın.
-Müşteri kartı ile sipariş formunu birleştirin.
Yapılacaklar (c)
-Müşteri formuna ve personel formunda tarih alanlarına veri girişi kolaylaştırmak için ActiveX
kontrollerinden (Tool, ActiveX Controls) Calendar Control 8.0?ı koyun ve çalışmasını kontrol
edin.
Yapılacaklar (d)
-Bir ana menü formu geliştirin.
-Bütün formlara ulaşacak düğmeler yerleştirin.
-Bütün formlardan ana menüye dönüşü sağlamak için Exit düğmeleri yapın.
-Müşteri gruplarının toplam siparişlerini gösteren grafik formu hazırlayın.
İstenen Raporlar
Raporlar verilerin düz ya da gruplanarak ekrandan (preview) ya da yazıcıdan bastırılması
işlemidir.
Yapılacaklar (a)
-Siparişlerin tarih, müşteri kodu ve ürün kodu sıralı listesi.
-Müşteri koduna göre gruplamalı sipariş bilgileri raporu.
-Haftalık tarih gruplamalı sipariş bilgileri raporu.
-Ürün koduna göre gruplamalı sipariş bilgileri.
III. GÖZDEN GEÇİRME
1. Bir tablo yaratmadan önce neleri planlarsınız?
2. Primary key (Birincil anahtar) nedir? Access’teki önemini belirtiniz.
3. Tablo tasarımında Default (Varsayılan) özelliğinin amacı nedir? Kendi gereksinimlerinizden
örnekler veriniz.
4. Validation Rule ve Validation Text özelliklerinin amaçları nelerdir. Birer örnekle
açıklayınız.
5. İlişki nedir? Bire-Çok ilişkiye örnek veriniz.
6. Bire-Çok ilişki kurmak için iki tabloda olması gereken özellikler nelerdir. Hangi tarafta bir
ana anahtar olmalıdır.