Çalışma Planları Hazırlama

Çalışma Planı: Herhangi bir proje veya çalışmada belirlenen hedeflere ulaşmak için yapılacak çalışmaları detaylı bir biçimde planlamaya yarayan listedir.
Çalışma Planı’nın Faydaları
* Bütün üyeler uygulama planındaki beklentileri paylaşır ve planlanan hedeflere ulaşmak için yapılacak çalışmalara katılırlar,
* Hem çalışma grubundaki bütün üyeler hem de grup
dışındakiler, projenin istenilen biçimde gerçekleştirilmesi için kendilerine düşen görevin önemini görebilirler,
* Yapılması düşünülen çalışmalarda bazı noktaların dikkatden kaçması bazılarının da gereksiz yere tekrarlanması riski azalır,
* Hem çalışma grubundaki bütün üyeler hem de grup
dışındakiler, planlanan hedeflere ulaşmada kendilerine düşen sorumluluğun bilincine varırlar,
* Yapılacak çalışmaların detaylı bir şekilde belirlenmesi ve bunların kimler tarafından gerçekleştirileceğinin ortaya konması fikirlerin gerçekleştirilebilmesi olasılığını artırır.
Çalışma Planı, Nasıl Hazırlanır?
* Çalışma Planı Formu üzerinde, detaylandırılacak proje çalışmaları belirlenir,
* Yapılacak çalışmaların başarıya ulaşması için tamamlanması gerekli çalışma basamakları listelenir,
* Her basamak için çalışmanın başlama tarihi, hedeflenen bitiş tarihi, kullanılacak kaynaklar ve sorumlu kişi/kişiler listelenir.
* Planlanan çalışmadan beklenen yararlar belirlenir,
* Her basamaktaki çalışma bitirildiğinde yapılan çalışmanın tamamlanma tarihi kaydedilir,
* Eğer ek basamaklar belirlenir ise bunlar da çalışma planına eklenir.
Çalışma Planı, Ne Zaman Kullanılır?
* Yenilikçi fikirlerin ve uygulamaların gerçekleştirilmesi için çalışma takvimini belirlemede,
* Çözüm belirlenip nasıl bir süreç içinde çözüme gidileceği ortaya konmuş olan problemlerin çözümündeki bütün aşamalar üzerinde çalışmada.
* Planlanmış bir şekilde gelen çalışmaların detaylarını belirlemede,
* Akademik destek için planların anahatlarını ortaya koymada.
Çalışma Planı Hazırlamada Dikkate Alınacak Konular
Çalışma Gurupları tarafından uygulanacak çalışmaların amaca uygun olarak planlanabılmesi için bu basamakta çeşitli etmenlerin dikkate alınması gereklidir. Bilinmelidir ki; en mükemmel plan bile uygulamaya geçirilemez ise bir değer taşımaz. O halde; Çalışma Planı hazırlanırken bunların uygulanabilirliklerinin de dikkate alınması gereklidir.
Bunun için:
* Her Çalışma Planı’nın, hedeflenen amaca en kısa yoldan, en az zaman, işgücü ve maliyet ile ulaşatırabilecek şekilde hazırlanması ile planın uygulanabilirliği artacaktır. Yapılan planda, hedef alınan amacın açık ve net olması, herkes tarafından paylaşılan bir özellik taşıması, izlenecek stratejilerin önceden belirlenmesi, kullanılacak kaynakların hazırlanması ve uygulamadan sorumlu kişilerin görevlendirilmelerinin yapılması planın uygulamadaki başarısını artırır.
Her bir çalışma alanı için ayrı ayrı çalışma planı hazırlanacaktır. Bu nedenle çalışma planlarının sayısı bir çalışma grubundan diğerine değişebilir. Ayrıca, grubun planladığı çalışmaların uygulanmasında her ne kadar sorumlu kişi veya kişiler önceden belirlenecek olsa da, bütün çalışmalar işbirliği içerisinde yürütüleceği için herkes çalışmanın başarısından sorumludur. OGYE bütün çalışma gruplarına destek hizmeti verecektir ve okul yönetimi ile çalışma grupları arasında gerekli koordinasyonu sağlayacaktır.
* Etkin çalışma planlarının hazırlanmasında öngörülen bir başka konu da, planlama aşamasında okulun fiziki kaynaklarının ve insan gücü kaynaklarının önceden dikkate alınmasıdır. Her çalışma planında mutlaka kullanılacak parasal kaynakların, zamanın ve hatta gerekli ekipmanların önceden belirlenmesidir. Yapılması planlanan çalışmanın kimin sorumluluğunda yürütüleceğinin önceden belirlenmesi ile uygulamadaki karışıklıklar ortadan kalkar ve çalışma planlanan zamanda sonuçlanır. Bu inceliklerin dikkate alınması ile planın uygulamadaki başarısı artacaktır.
* Çalışma planları hazırlanırken dikkate alınması gerekli diğer bir konu da hedeflerin belirlenmesidir. En ideal hedefler bile ulaşılamadığında önemini kaybeder. O halde; küçük de olsa ulaşılabilecek gerçekçi hedeflerin ortaya konması ve bunlara ulaşma yollarının önceden düşünülmesi yararlı olacaktır. Hedeflerin belirlenmesinde daima okulun kaynakları ve öğrencilerin gelişen ihtiyaçları gözönüne alınmalıdır. Bununla birlikte, uzun vadede ileri hedeflerin de ortaya konması okula bir vizyon kazandıracağı ve okuldan beklentileri arttırarak okulun sürekli gelişimini sağlayacağı için göz ardı edilmemelidir.
* Okul Gelişim Sürecinin VIII. ve X. Basamakları, uygulanan planların değerlendirilmesinin yapılacağı basamaklardır. Bu basamaklarda, planlanan ve uygulaması yapılan çalışmaların ne ölçüde hedeflenen amaçlara ulaştığı ölçülecektir. Çalışma planları hazırlanırken bu basamakların da dikkate alınarak değerlendirme ölçütlerinin önceden hazırlanması yararlı olacaktır. Hangi ölçütlere göre hedeflenen amaca ulaşılıp ulaşılamadığının planlama yapılırken düşünülmesi planın geçerliliğini artıracaktır.

ÇALIŞMA PLANI HAZIRLAMADA KARŞILAŞILABİLECEK ENGELLER VE BUNLARIN AŞILMASI İÇİN ÖNERİLEN STRATEJİLER

Planlama, basitten karmaşığa bütün çalışmaların ilk basamağı olmasına ve uygulamanın başarısının, planlamanın başarısına bağlı olması gerçeğine rağmen, bilinmelidir ki; planlamacılar, planlama süreci boyunca bir çok engel ve güçlüklerle karşılaşacaklardır. Planlamacıların bu engelleri ve güçlükleri bilmesi ve bu engellere karşı gerekli önlemleri önceden alması onların uygulamadaki başarısını arttıracaktır. Genellikle, planlama süresinin büyük bir kısmı ya planı hazırlayanların planı uygulayacak olanları inandırması ile ya da uygulayıcıların planlamacıları iknası için harcanır. Bu durum dikkate alınarak, Okul Gelişim Süreci Basamakları içerisinde planlama ve uygulama görevleri doğrudan doğruya çalışma gruplarına verilmiştir.
Çalışma gruplarına fikir vermesi amacıyla planlamada karşılaşılabilecek bazı engeller ve bunların aşılması için izlenebilecek bazı stratejiler aşağıda örnek olarak verilmiştir. Şunu unutmamak gerekir ki, bunlar karşılaşılabilecek engellerin tamamı değildir. Okulların içinde bulunduğu çevre şartları, öğrencilerin ihtiyaçları, velilerin beklentileri ve okul personelinin özelliklerine göre karşılaşılabilecek birçok başka engel olabilir. Zaman içerisinde planlamacıların deneyimleri arttıkça karşılaşılan engellerin daha hızlı aşıldığı ve zorlukların üstesinden daha kolay gelindiği görülecektir.
Aşağıda sözü geçen karşılaşılabilecek engeller ve bunların aşılması için önerilen stratejiler sadece fikir vermek amacıyla hazırlanmıştır.
İnanıyoruz ki, okullarımız çok daha yaratıcı ve problemlere çözüm getirici stratejiler geliştirilecektir.
Çalışma gruplarının karşılaşılabileceği engeller ve bunların aşılması için önerilen stratejiler: (1) Planlama aşamasında, (2) Uygulama aşamasında olmak üzere iki grupta ele alınmaktadır.

A. PLANLAMA AŞAMASINDA
1. Hedeflenen Amaçların Anlaşılmaması: Planlamaya katılan kişiler arasında görüş ayrılıklarının ortaya çıkması planlamada yaygın olarak karşılaşılan problemlerden birisidir. Planlamaya katılan kişiler hedeflenen amacın açık ve net olmadığı durumlarda ne yapacaklarını anlayamadıkları için hedeflenen amacı kendi yürütmekte oldukları görevle bağıntılı olarak yorumlarlar. Böyle durumlarda sıklıkla ve ortaya görüş ayrılıkları çıkar.
Okulda eğitimin niteliğini amaçlayan bir çalışmada okulun idari personeli böylesine geniş kapsamlı bir amaca yönelik olarak okulun fiziki kaynaklarını geliştirme eğiliminde olabilmelerine karşın, okulun eğitim personeli öğretim boyutuna öncelik verme eğiliminde olabilirler. Bu durumun sonucu olarak kaynakların kullanılmasında öncelik verilecek alanlar belirenİrken çatışmalar doğabilir.
İzlenecek Strateji; Genel olarak alınan hedefe yönelik açık ve net amaçların ortaya konması ve bunlar üzerinde görüş birliğine varılarak planlamaya geçilmesi bu problemi ortadan kaldıracaktır. Okul Gelişim Süreci I. Basamağı’nda, okulun gelişim hedefleri belirlenirken hedeflenen amaçların, açık ve net olması, herkes tarafından farklı yorumlamaya neden olmayacak şekilde ifadelendin l mesi ve mümkün olduğunca üzerinde görüş birliğine varılarak hazırlanması gereklidir. Bu basamakta yapılacak çalışmalar titizlikle yürütüldüğü taktirde planlama aşamasında ortaya çıkacak görüş ayrılıkları çalışmaya daha geniş bir perspektif kazandıracaktır. Bu durumda farklı görüşler, karşımıza sorun yaratan özelliğinden çok çalışmaya zenginlik katan bir özellik durumuna gelecektir.
2. Kaynakların Yetersizliği: Planlama sürecinin bir basamağı da yapılacak çalışmalar için kullanılacak kaynakların ayrılmasıdır. Para, zaman, okulun mekanları gibi fiziksel kaynaklar ile insan kaynaklarının yetersizliği planlamada genellikle karşılaşılan bir sorundur. Eğer planlama aşamasında kaynakların dağılımı uygun şekilde yapılmaz ise uygulama aşamasında ya çalışma yarım kalır veya çalışmadan vazgeçilir. Her iki durumda okulun gelişimini geciktireceği ve kaynakların boşa harcanmasına neden olacağı için istenmeyen durumlardır.
İzlenecek Strateji; Genellikle sınırlı olan kaynakların okulun gelişiminde en rasyonel şekilde kullanılabilmesi için planlama aşamasında iyi bir analiz yapmak gerekir. Okulun yapılacak çalışma için ayırabileceği gerek fiziksel gerekse insan kaynakları dikkatle analiz edilmeli bunlar en fazla yarar getirecek alanlara öncelik verilerek ayrılmalıdır. Bu durumun dikkatlerden kaçmaması için Çalışma Planı Formu’nda, kullanılacak kaynaklar bölümü ile beklenen yarar bölümleri yer almıştır.. (Bkz. Tablo: 3)

B. UYGULAMA AŞAMASINDA:
1. Katılım Yetersizliği: Katılım yetersizliği hazırlanan çalışma planlarının uygulanması aşamasında karşılaşılabilecek en ciddi problemdir. Plan* uygulayacak olanların, planın hazırlanmasında bulunmamaları veya yapılacak çalışmalar üzerinde görüş birliğine ulaşılmadan planlamanın yapılması bu sonucu doğurur. Ayrıca, planlamada çok yaralı olacağına inanılsa da gerçekçi olmayan çalışmaların hedeflenmesi veya kaynakların kullanımında karşılaşılan zorluklar da uygulamadaki katılımı azaltır. En mükemel planlar bile uygulanmadığında bir değer taşımaz. Bu nedenle, planlar daima gerçekçi ve okulun içinde bulunduğu şartlar dikkate alınarak hazırlanmalıdır.
İzlenecek Strateji: Alınacak kararlara katılımın artırılması planlı okul gelişiminde anahtar rolünü oynayacak bir stratejidir. Bu strateji Planlı Okul Gelişim Sürecinin bütün basamakları için aynı ölçüde hayati önem taşır. Unutulmaması gereklidir ki, bireyler kendi aldıkları kararlan daha büyük bir şevkle uygularlar. Üstelik, kararlara katılım genişledikçe dahageniş bir görüş açısı kazanıldığı için gözden kaçan noktalar ortaya çıkıp bunlar da dikkate alınacağı için alınan kararın isabetliliği-artar .
2. Bilgi Eksikliği ve İletişim Yetersizliği: Planlanan çalışmalar ve bunlar ile ulaşılması beklenen hedeflerin okul toplumumun bütünü tarafından yeterince anlaşılamaması, uygulamada karşılaşılabilecek bir çok sorunun temel kaynağıdır. Bireyler, bir çalışmanın neden yapılacağını ve bunun sonucunda beklenilen yararlan anlamadıkları sürece bu çalışmayagerekli desteği sağlayamazlar, Okullardaki mevcut bilgi iletişim alışkanlığı bu ihtiyaca yeterince cevap veremeyebilir. Bu durumda ya planlanan çalışmalar güçlükle ve gecikmeyle uygulanır, ya da hiç uygulamaz. Her iki durumda da okulun gelişimi .olumsuz yönde etkilenir.” Böylesine istenmedik bir durumla karşılaşmamak için etkili bir iletişim kültürünün okula yerleşmesi gereklidir.
İzlenecek Strateji: Okul yönetimi ile öğretmenler, öğretmenler ile veliler, okul ile çevre, okul ile üniversite ve bakanlık birimleri arasındaki bilgi akışının zamanında ve ihtiyacı karşılayacak şekilde yeniden gözden geçirilmesi gereklidir.
Okul toplumu planlanan bütün çalışmalar ve bunlar ile ulaşılması beklenen hedefler konusunda sıklıkla bilgilendirilmelidir.
Yeterli ve zamanında yapılacak bilgilendirici çalışmalar olarak belirli aralıklarla tekrarlanan sözlü ve yazılı açıklamalara başvurulabilir. Bu amaçla, çalışma grupları tarafından düzenlenecek toplantılarda yapılacak sözlü açıklamalar veya çoğaltılarak dağıtılacak yazılı açıklamalar yararlı olacaktır.